Assistenz des Vorstandes (m/w/d) für einen Wirtschaftsverband

• die Dezernentin wirkungsvoll administrativ unterstützen und dabei insbesondere
  • die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache per Post, Mail und Telefon erledigen,
  • ideal wären zusätzlich Französischkenntnisse
  • relevante Informationen an die Dezernentin bzw. den persönlichen Referenten der Dezernentin weiterleiten
  • alle Termine für die Dezernentin, einschließlich der Koordination von Dienstreisen, planen und die Reisekostenabrechnung erledigen
  • die Einsatzplanung für den Chauffeur und
  • die Vertretung der Vorstandsassistenz im Dezernat Geschäfts- und Digitalisierungsstrategie übernehmen
• sämtliche Vorgänge des Tagesgeschäftes eigenverantwortlich abwickeln, insbesondere
  • Büromaterial vorausschauend beschaffen
  • das Adress-, Daten- und Dokumentenmanagement übernehmen
  • Eingangsrechnungen prüfen und abrechnen
  • den Sitzungsservice sowie die Bewirtung und Betreuung von Besuchern sicherstellen

Sie halten dem Vorstandsmitglied den Rücken frei

• Abitur sowie Ausbildungsabschluss im kaufmännischen Bereich
• eine betriebswirtschaftliche Zusatzqualifikation, z. B. Betriebswirt IHK, oder einen Bachelorabschuss
• mehrjährige Berufserfahrung im modernen Officemanagement eines Direktionsbereichs (Finanzbranche, Verband, Beratung).
• sehr gute Englischkenntnisse, idealerweise gute Französischkenntnisse
• sehr gutes Prozessverständnis und Zeitmanagement
• sicheres Beherrschen der MS-Office Anwendungen und moderner Kommunikationsmittel inkl. Collaboration Tools

• die Zusammenarbeit mit Spezialisten auf ganz hohem Niveau
• ein attraktives Gehalt
• betriebliche Altersversorgung (5,4 % on top)
• flexible Gleitzeit und mobiles Arbeiten
• 30 Tage Urlaub
• attraktive Personalentwicklung, strukturierter Einarbeitungsprozess
• diverse Sozialleistungen (u. a. Deutschlandticket Job, Cafeteria, Restaurantschecks, Vermögenswirksame Leistungen, Jobrad-Leasing, Gesundheitsmanagement, kostenlos Kaffee und Tee)
• beste technische Ausstattung, auch für das mobile Arbeiten
• moderne Büros mit optimaler Anbindung an Öffentliche Verkehrsmittel